Bekendmaking Vervangingsbesluit

maandag 18 juli 2011

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijke Kredietbank Drenthe (hierna te noemen GKB) deelt mee een gemotiveerd besluit te hebben genomen tot vervanging van de navolgende categorieën archiefbescheiden door reproducties en tot daaropvolgende vernietiging van de volgende oorspronkelijke archiefbescheiden:

  1. Alle analoge inkomende post die betrekking heeft op klantproduct- en klantproductaanvraagdossiers in het primaire proces van de GKB.
  2. Alle analoge dynamische (= actuele) klantproduct- en klantproductaanvraagdossiers in het primaire proces van de GKB.

Deze archiefbescheiden zijn op grond van de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996” vernietigbaar materiaal.
 

Waarborgen van belangen

Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de volgende voorzorgen in acht zijn genomen:

 

Backup voorziening en bescherming gegevens
Van het digitaal archief wordt iedere nacht automatisch een backup gemaakt. Gescande analoge archiefbescheiden worden na scannen nog 4 weken bewaard, ten behoeve van kwaliteitscontrole en indien nodig herstel. Ongeautoriseerde digitale toegang tot het netwerk van de GKB wordt tegengegaan door actuele antivirus- en antispywareprogrammatuur en een firewall. Ongeautoriseerde toegang tot het netwerk en de software is niet mogelijk zonder medewerkerinlogcode. Van alle handelingen met de documenten wordt automatisch een logbestand bijgehouden.

 

Toegankelijkheid m.b.v. metadata en OCR
Ieder document wordt verplicht voorzien van de volgende indexvelden: het unieke registratienummer (wat ook het identificerend kenmerk is in de analoge dossiers en in de applicatie Allegro), het team, een categorie, een documentsoort en een status. Op het registratienummer vindt invoervalidatie plaats, zodat alleen een bestaand registratienummer ingegeven kan worden. Door ingave van het registratienummer worden automatisch ook naam, geboortedatum en BSN van de klant toegevoegd als metadata. Zie verder de bijlage verplichte metadata). Tenslotte is ieder document volledig doorzoekbaar met behulp van OCR.

 

Keuze digitaal formaat
Gekozen is voor het TIFF-formaat, een standaard die gedurende de bewaartermijn van de archiefbescheiden ondersteund zal blijven worden ondersteund. Er is voor TIFF gekozen, en niet voor PDF-A. Dit is namelijk het formaat is waarin de gebruikte software bestanden opslaat. De keuze is ook op TIFF gevallen omdat dit meer geschikt dan PFD-A omdat voor het zoeken van documenten veelal gebruikt zal worden gemaakt van aan het document toegevoegde indexen (metadata). Tenslotte is er de mogelijkheid om documenten per e-mail te verzenden als PDF-bestand. Ontvangers die geen TIFF-bestanden kunnen lezen, kunnen dan gebruik maken van een universele PDF-lezer. Zie de bijlage Specificatie bestandsformaat voor meer informatie over deze standaard.

 

Ondersteuning software
De Xtendis- en Allegro-software zijn standaarden die ook de komende jaren voldoende ondersteund zullen worden. Allegro wordt al jarenlang gebruikt door de GKB, en het overgrote deel van de andere leden van de NVVK, de branchevereniging waar de GKB bij aangesloten is. De software Xtendis is eveneens al geruime tijd in gebruik bij een aantal andere NVVK-leden. De TIFF-bestanden zijn daarnaast ook met iedere standaardafbeeldingen-applicatie te raadplegen en te printen.
 

Reproductie is noodzakelijk wegens:

Het dreigende tekort aan adequate archiefruimte in verband met de toename van de vraag van klanten naar producten en diensten van de organisatie. Daarnaast is een ontwikkeling gaande waarbij werkzaamheden steeds meer op zittingslocaties anders dan het hoofdkantoor worden verricht, dicht bij de klant. Een deels analoog archief belemmert deze werkwijze. Digitalisering van het archief zorgt voor ontsluiting van het archief voor medewerkers op externe locaties.

 

Reproductie geschiedt op de volgende wijze:

Analoge archiefbescheiden worden gedigitaliseerd en gearchiveerd met behulp van de applicatie Xtendis. Pagina’s worden gesplitst en opgeslagen in TIFF-formaat. Analoge documenten blijven 4 weken bewaard en worden vervolgend vernietigd door een professioneel papiervernietigings-bedrijf, waardoor de digitale documenten tot formele archiefbescheiden zijn geworden.

 

Het belang van de gegevens voor de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijke Kredietbank Drenthe is als volgt voldoende gewaarborgd:

De te vervangen archiefbescheiden betreffen alleen maar vernietigbaar materiaal conform genoemde selectielijst, en geen materiaal dat in aanmerking komt voor blijvende bewaring. Gedurende de bewaartermijn zal door middel van kwaliteitscontrole op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid, en door bescherming van de archiefbescheiden door middel van onder andere backup procedures het belang van de informatie voor de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijke Kredietbank Drenthe gewaarborgd worden.

 

Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt voldoende gewaarborgd:

De intrinsieke waarde van de te vervangen archiefbescheiden is van dien aard dat vernietiging van de originelen in vrijwel geen enkel geval verlies van cultureel erfgoed tot gevolg heeft.

 

De te vervangen archiefbescheiden betreffen alleen maar vernietigbaar materiaal conform genoemde selectielijst, en geen materiaal dat in aanmerking komt voor blijvende bewaring. Tijdens het proces en gedurende de bewaartermijn zal door middel van kwaliteitscontrole op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid, en door bescherming van de archiefbescheiden door middel van onder andere back-up-procedures het belang van de informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek gewaarborgd worden. Vanuit historisch oogpunt zal een klein aantal dossiers blijvend bewaard blijven.
 

Assen

13 juli 2011

Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijke Kredietbank Drenthe
 

Naar het nieuwsarchief

Zoek op de website

Sitemap Cookiebeleid © 2017 Gemeentelijke Kredietbank

webdevelopment by iWink, powered by Kirra